Tietosuoja

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Verlan tapahtumat ry

Y-tunnus: 3262593-7

Yhteyshenkilö: Elisa Lönnroth

Osoite: Haukitie 6A10, 45160 Kouvola

Puhelin: 050 3567709

Sähköposti: verlantapahtumat@gmail.com

• Rekisteröidyt Rekisterissä käsitellään Verlan tapahtumat ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenien yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja.

• Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.Henkilötietojen käsittely perustuu Verlan tapahtumat ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon

• Käsiteltävät henkilötiedot Rekisterissä käsitellään Verlan tapahtumat ry:n jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: Rekisteröidyn etu- ja sukunimi tai yrityksen/yhdistyksen nimi, Rekisteröidyn osoite, Rekisteröidyn sähköpostiosoite, Rekisteröidyn puhelinnumero, Rekisteröidyn jäsennumero tai yrityksen/yhdistyksen y-tunnus, Rekisteröidyn liittymisvuosi

• Säännönmukaiset tietolähteet Henkilö-/yritys- /yhdistystietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään

• Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Verlan tapahtumat ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain hallituksen jäsenillä, siinä tapauksessa että he tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Paperimuodossa olevat henkilötiedot säilytetään niille varatussa kaapissa yhdistyksen toimitilassa, johon on rajattu pääsy.

• Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ellei jäsen anna siihen suostumustaan. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille tietojärjestelmän uudelleen luomiseksi tai parantamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

• Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Verlan tapahtumat yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

• Henkilötietojen säilytysaika Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö/yhdistys/yritys on verlan tapahtumat yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

• Profilointi Verlan tapahtumat ry voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja viestejä.

• Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä markkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia markkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät viestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: saada tieto henkilötietojensa käsittelystä. Saada pääsyn omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot. Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Vaatia henkilötietojensa poistamista. Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilö- /yritys-/yhdistystietojen käsittelyä siltä osin kuin tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Vastustaa edellä mainittujen tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu. Saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle. Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

• Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

• Yhteydenotot Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Verlan tapahtumat ry:n puheenjohtajalle osoitteeseen verlantapahtumat@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Verlan tapahtumat ry, Elisa Lönnroth, Haukitie 6A10, 45160 Kouvola

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.2.2022